個人情報保護方針

制定日 平成17年9月1日
最終改定日平成29年4月1日
社会保険労務士法人 岩城労務管理事務所
代表社員 岩城 猪一郎

 

当所は、社会保険労務士として事業活動をする上で関与先企業からお預かりする全ての個人情報をより厳正に取り扱うため、代表社員および職員等が遵守すべき行動基準として、本個人情報保護方針を定め、その遵守の徹底を図ります。当所は、予め特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用しません。
また当所は、日本工業規格JISQ15001:2006「個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」および個人情報の取扱いに関する法令,国が定める指針その他の規範を遵守して個人情報を取り扱います。
なお、この個人情報保護方針における用語の定義は個人情報保護法に準じます。

 

当所は、個人情報保護の重要性を認識し、以下の取り組みを実施します。

 1. 個人情報について、その管理責任者を設置し、取扱いを定めて、適切な保護を行います。
2. 事業上必要な範囲に限定して適切な手段で、個人情報を取得します。その取得時には、取得と利用の目的、問合せに対する窓口を明確にして、個人情報を取得します。
3. 個人情報は、法律に基づく命令等を除いて、取得時に承諾を得た範囲および目的外の利用、また提供を行わないための措置を講じます。
4. 個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失又はき損などに対しては、合理的対策を講じます。なお、問題点に対しては是正(改善)措置を講じます。
5. 個人情報の取扱いに関する苦情及び相談については、迅速かつ適切な対応を行います。
6. 個人情報を他の会社に委託する場合は、個人情報を取得するときの承諾に基づく利用、提供、安全管理を守るように、委託先に対する適切な契約や指導・管理をします。
7. 当所が保有する個人情報の開示、訂正、提供範囲の変更や削除を本人から依頼された場合には、適切な本人確認をさせて頂いた上で、すみやかに対応します。ただしデータの削除については、法的な保管義務に抵触する場合にはご希望に添えないことがあります。
8. 当所が取り扱う個人情報に関して適用される法令、国が定める指針その他の規範を遵守するとともに、適切な運用が実施されるよう管理と必要な是正を行い、個人情報保護の取り組みを継続的に見直し、改善します。

以上

特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針

 社会保険労務士法人 岩城労務管理事務所は、社会保険労務士として行う業務を通じて取扱う顧問先の皆様の特定個人情報等及び当事務所の従業員その他従業者の特定個人情報等の厳格な保護を重大な社会的責任と認識し、特定個人情報の適正な取扱いの確保について当事務所が取り組む本基本方針を定めます。

 

1 特定個人情報等の取扱いの範囲、体制について

 当事務所は、個人番号を取り扱う事務の範囲及び特定個人情報等(事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報、氏名、生年月日等)の範囲を特定し、事務取扱担当者を明確にいたします。また、特定個人情報取扱規程を策定し、特定個人情報を取り扱う体制の整備を行います。

2 安全管理措置について

 当事務所は、特定個人情報の安全管理措置に関して、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じます。
特定個人情報等の取扱いに際し、第三者へ業務を委託する場合は、事前に顧問先の皆様の許諾を得て、十分な管理体制を有する委託先を選定し、必要かつ適切な指導・監督を行うものとします。

3 関係法令・ガイドライン等の遵守について

当事務所は、個人情報及び特定個人情報に関する法令、国が定める指針、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)、社労士版のためのマイナンバーハンドブック及びその他の規範を遵守し、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。

4 特定個人情報等に関する問合せ窓口

本人からの特定個人情報の取扱いに関する苦情、問合せについては、適切かつ迅速な対
応を行うための体制を整えます。当事務所における特定個人情報等の取扱いに関するご質
問や苦情に関しては下記の窓口にご連絡ください。

 

本方針は、全従業員及びその他従業者に周知、徹底するとともに、当事務所外に対しても公表いたします。また、従業員及びその他従業者の教育、啓発に努め、特定個人情報保護意識の維持向上を図ります。

制定日:平成28年1月1日
社会保険労務士法人 岩城労務管理事務所
代表社員 岩城 猪一郎

弊所で扱う個人情報とその利用目的

(1) 社会保険労務士業務において企業から預託された従業者個人情報

・ 労働、社会保険諸法令に基づき作成、届出、申請する各種届出書、申請書、その他の文書について、適正、確実、迅速な手続きを行うため

(2) 給与計算業務に関する個人情報

  ・ 給与計算業務委託に基づき給与計算を行うため、また給与計算に付随した連絡のため

(3) 取引先個人情報

・ 引き合いへの対応、受注活動、契約交渉、契約の締結、契約事項の履行、顧客との連絡のため

(4) 採用応募者の方に関する個人情報

・ 採否の検討及び決定。その他の情報に関する各種連絡のため

(5) 職員個人情報

・ 雇用管理および業務遂行のため
・ 非常時の連絡のため

(6) その他

・ 時候挨拶、儀礼など商習慣上必要な業務のため
・ 当所施設への入退室管理のため

 

また、当所は以下のいずれかの場合を除いて、個人情報を利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用したり第三者に提供したりいたしません。

① 本人の同意がある場合。なお第三者に提供する場合には原則として、機密保持、再提供の禁止、お客様からのお申し出により利用を停止することを契約の条件といたします。
② 法令等により開示を求められた場合
③ 本人または公衆の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
④ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
⑤ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

個人情報に関する窓口

個人情報に関する苦情・相談窓口:当所 個人情報保護管理者(業務部長 渡邉雅彦)

電話:03-3410-1010 / FAX :03-3410-4864

 

・窓口の受付時間は平日の午前9時から午後5時30分までとさせていただきます。

・開示、訂正等のお問い合わせにつきましては、相談窓口までご連絡ください。当所規定に基づいた手続を経て対応いたします。その際には手数料、本人確認を取らせていただきますのでご了承下さい。                                  

 

当所は、認定個人情報保護団体である一般財団法人 日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)の対象事業者です。個人情報の保護に関する法律第24条第1項第4号ならびに個人情報の保護に関する施行令(平成15年第507号)第5条に基づき、下記のとおり苦情解決の連絡先をお知らせ致します。

 

○認定個人情報保護団体の名称 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会

 苦情解決の連絡先 プライバシーマーク推進センター 個人情報保護苦情相談室

          〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内

          電話:03-5860-7565/0120-700-779

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